¿Qué es un documentalista?

Un documentalista o document controller es la persona encargada de organizar documentos, datos e información diversa, a la vez que el encargado de la digitalización de documentos en Asturias. Así presentado, parece ser un trabajo muy simple, pero nada más alejado de la realidad.

El documentalista de una empresa tiene sobre sus hombros una gran responsabilidad dentro de la misma. Debe velar por organizar y revisar cada documento de la empresa, ya sean documentos de carácter interno, planos, documentos financieros, etc. Por ello su labor es bastante amplia y debe estar capacitado para responder con eficiencia y profesionalismo.

No solo pasan por sus manos documentos en papel, sino que además se encarga de documentos electrónicos, por lo que la digitalización de documentos en Asturias es una de sus funciones. Es imprescindible que para ello cuente con amplios conocimientos ofimáticos y de programas de gestión documental.

Por otra parte, el documentalista debe velar porque toda la información dentro de la empresa esté debidamente actualizada. Esto quiere decir que si algún documento ha sufrido modificaciones o revisiones, el documentalista debe asegurarse de garantizar la accesibilidad de estos a todos los miembros de la empresa que lo requieran. Dicha accesibilidad se ofrece a través de medios ofimáticos principalmente, utilizando mayormente la intranet.

Otra de sus funciones es controlar el correcto funcionamiento del flujo de documentos internos y externos, y asegurarse de que se cumpla con los estándares internos de la empresa. De esta manera, se evita que se pierda información o que se extravíen documentos. Al ser el encargado de enlazar con otras empresas, debe tener habilidades comunicacionales, como facilidad para la redacción y perfecta ortografía. También es recomendable que al menos maneje un idioma extranjero, preferiblemente el inglés.

Desde Ica Siglo XXI ofrecemos el servicio de digitalización de documentos, gestionado por profesionales del sector.