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Destrucción confidencial de documentos

Con el crecimiento de la producción documental y su consiguiente necesidad de espacio hace necesario una eliminación confidencial de documentos, no sin antes realizar una identificación, valoración y selección de los mismos.

En ICA Siglo XXI nos ocupamos del expurgo de los documentos, así como de su destrucción de una manera confidencial, optimizando así el volumen del archivo. Asimismo comunicamos al cliente los archivos que son susceptibles de ser destruidos.

Digitalización de documentos

Si los documentos están deteriorados o se consultan de forma frecuente, se les recomienda la digitalización con lo que se reduce el espacio de almacenamiento de estos.

Nos ocupamos de:

Asesoramiento y consultoría en la planificación
Escaneado
Creación de índices para cada tipo de docuementos
Almacenamiento de las imágenes en el soporte que más interese

Externalización y gestión de fondos documentales

Organizamos todo tipo de fondos según las necesidades del cliente.

En Ica S. XXI contamos con un servicio integral de custodia de archivos documentales que garantiza el más alto nivel de seguridad y confidencialidad.

Para ello disponemos de depósitos acondicionados para conservar, en óptimas condiciones, cualquier tipo de documentación. Asimismo nos encargamos tanto de la gestión del préstamo de documentos, así como su posterior traslado.

Las consultas las podemos clasificar en:

Normal, entregadas al día siguiente de su solicitud
Urgente, satisfechas desde que se realiza la petición en un plazo de una hora y treinta minutos.
Digital, consultas en las que no es necesario la entrega del original del documento.

Organización de archivos

Haga más rentable y competitivo su negocio a través de la organización de archivos.

En Ica S. XXI te ofrecemos soluciones integrales y te ayudamos a identificar e inventariar, así como como a controlar los fondos documentales, con el fin de mejorar los procesos de trabajo.

Nos ocupamos de:

Clasificar que consiste en separar o dividir una serie de documentos estableciendo clases o grupos dentro de un sistema orgánico denominado cuadro de clasificación.

Ordenar, uniendo y relacionando los elementos constitutivos de cada serie documental de acuerdo a un criterio que se ha establecido con anterioridad.

Describir, para así localizar con agilidad los documentos

Informatizar para una correcta gestión documental, tan importante o más que la organización documental.

Transferencias, mediante las cuales los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, desde el archivo de gestión hasta el General.

Servicio de consultoría y asesoramiento

En Ica S. XXI damos a nuestros clientes el mejor servicio con las máximas garantías de confidencialidad, seguridad y profesionalidad.

Primero analizamos las causas que ocasionan problemas con la documentación, o bien por el exceso de la misma o por la falta de organización.

El proceso es el siguiente:

Análisis de la situación y de los datos que se obtienen
Diseño del modelo documental
Selección de la tecnología a aplicar
Organización del archivo
Formación, implantación y seguimiento
Instrumentos de control archivístico

Tratamiento, gestión y custodia de documentos

En la actualidad nos encontramos con una sociedad donde la información cada vez es más relevante.

Una correcta gestión de la información marca la diferencia con tus competidores.
En Ica Siglo XXI nos ocupamos del tratamiento, gestión y custodia documental buscando soluciones a través de la consultoría y organización de archivos, respondiendo a la problemática que pudieras tener, facilitando así un acceso rápido a la documentación y liberando de espacio a las empresas.

Disponemos para ello de depósitos acondicionados para conservar, en óptimas condiciones, la documentación. Siempre estableciendo a priori criterios de confidencialidad.